Polityka prywatności - Szpital Carolina

Kto jest administratorem moich danych osobowych?

Jeżeli jesteś naszym pacjentem, administratorem Twoich danych jest Sport Medica S.A. z siedzibą w Warszawie (02-757) ul. Pory 78 (dalej jako „Sport Medica”).

Jeżeli wyraziłeś nam zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej bądź na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych, administratorami Twoich danych są spółki z Grupy LUX MED, czyli podmioty powiązane organizacyjnie lub kapitałowo z LUX MED. Pełną listę spółek z ich danymi rejestrowymi znajdziesz tutaj, jak również w siedzibie każdej z nich oraz w naszych placówkach medycznych.

Z kim mogę się skontaktować w kwestiach związanych z przetwarzaniem moich danych osobowych?

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Sport Medica możesz skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych dostępnym pod adresem e-mail: daneosobowe@luxmed.pl

Jakie jest źródło moich danych – skąd są pozyskiwane?

Co do zasady większość danych podajesz nam sam. Jeżeli korzystasz z naszych usług w ramach abonamentu medycznego udostępnianego Ci przez Twojego pracodawcę, objęcie opieką zdrowotną LUX MED odbywa się na podstawie umowy zawartej pomiędzy LUX MED a podmiotem będącym Twoim pracodawcą. Twoje dane są udostępniane przez Twojego pracodawcę, zgodnie z przyjętym w Twojej firmie sposobem zgłaszania do benefitów pracowniczych. Jeżeli jesteś osobą najbliższą pracownika – przekazuje on Twoje dane swojemu pracodawcy, tak aby ten z kolei mógł zgłosić Ciebie do objęcia opieką.

Jaki jest zakres przetwarzanych przez Sport Medica moich danych osobowych?

W pierwszej kolejności potrzebujemy otrzymać zgłoszenie Twojej osoby do objęcia opieką zdrowotną. W tym celu potrzebujemy następujący zestaw Twoich danych: imię, nazwisko, nr PESEL, płeć oraz data urodzenia (w przypadku osób nieposiadających nr PESEL), główna miejscowość opieki, adres zamieszkania, pokrewieństwo (w przypadku osób zgłaszanych przez członka rodziny). Możemy również otrzymać Twój adres e-mail oraz numer telefonu, ale dane te nie są nam niezbędne do objęcia opieką zdrowotną. Jeżeli jesteś pacjentem indywidualnym, również potrzebujemy te dane, aby móc zweryfikować Twoją tożsamość przed udzieleniem świadczenia zdrowotnego.

Podczas świadczenia usług zdrowotnych tworzymy Twoją dokumentację medyczną, w której odnotowujemy wszystkie informacje dotyczące procesu leczenia, w szczególności są tam informacje o Twoim stanie zdrowia jak również mogą znaleźć się informacje o Twoich nałogach czy preferencjach seksualnych. Zbieramy te informacje, jeżeli jest to niezbędne do postawienia diagnozy i poprowadzenia w sposób właściwy Twojego procesu leczenia.

Do wysyłki komunikacji marketingowej potrzebujemy Twojego adresu e-mail lub numeru telefonu, możesz również zostać poproszony o podanie swojego imienia – wtedy będziemy mogli w odpowiedni sposób personalizować nasze komunikaty. Zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych obejmuje wszelkie informacje jakich nam udzieliłeś podczas współpracy ze Sport Medica. Mogą to być np. Twoje dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, płeć, data urodzenia, wiek, miejscowość). Zapewniamy jednak, że nie sięgamy do Twojej dokumentacji medycznej – dostęp do tych informacji mają jedynie upoważnione do tego osoby.

Jaki jest cel przetwarzania moich danych osobowych?

W zależności od udzielonej przez Ciebie zgody, przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna (pełne nazwy aktów prawnych znajdziesz na końcu formularza)
Ustalenie Twojej tożsamości przed udzieleniem świadczenia, w szczególności poprzez zgłoszenie do objęcia opieką medyczną, weryfikację danych podczas umawiania wizyty na odległość (np. przez naszą infolinię) jak również w naszych placówkach własnych i placówkach współpracujących na terenie Polski, na stanowiskach recepcyjnych czy w gabinecie lekarskim.	Art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 25 pkt 1 Ustawy o prawach pacjenta oraz § 10 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia MZ.
Jako podmiot leczniczy jesteśmy zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej.	Art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 24 ust. 1 Ustawy o prawach pacjenta oraz Rozporządzenia MZ.
Realizujemy Twoje prawa jako naszego pacjenta, np. odbieramy i archiwizujemy Twoje oświadczenia, w których upoważniasz inne osoby do dostępu do Twojej dokumentacji medycznej oraz udzielania im informacji o stanie Twojego zdrowia.	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 3 oraz art. 26 ust. 1 Ustawy o prawach pacjenta oraz § 8 ust. 1 Rozporządzenia MZ.
Kontaktujemy się z Tobą pod podanym przez Ciebie numerem telefonu czy adresem e-mail, aby np. potwierdzić rezerwację bądź odwołanie terminu konsultacji lekarskiej, przypomnieć Ci o tej konsultacji, poinformować o konieczności przygotowania się do umówionego zabiegu czy poinformować o możliwości odbioru wyniku badań.	Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest opieka około obsługowa nad pacjentem oraz sprawniejsze zarządzanie grafikami.
Zapewnienie Ci odpowiedniej opieki, będącej odpowiedzią na Twoje potrzeby oraz poprawa jakości naszych usług są dla nas priorytetem, dlatego też w trakcie okresu trwania opieki lub po wykonaniu danej usługi możemy kierować do Ciebie krótkie ankiety z prośbą o informację zwrotną, abyś mógł poinformować nas, co jeszcze możemy zrobić lepiej; zapewniamy, że ankiety te będziemy wysyłać z taką częstotliwością i w taki sposób, aby nie były one dla Ciebie uciążliwe i nie naruszały Twojego prawa do prywatności; jednocześnie możesz w każdej chwili poinformować nas, że nie chcesz otrzymywać od nas takich treści – wtedy zablokujemy ich wysyłkę, zgodnie z Twoim żądaniem.	Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest poprawa jakości usług oraz ich dostosowanie do potrzeb pacjentów.

Czy moje dane przetwarzane są w jakiś jeszcze sposób?

Jednym ze sposobów przetwarzania przez nas danych osobowych jest tzw. profilowanie. Polega ono na tym, że możemy w oparciu o informacje o Tobie Tworzyć profile preferencji naszych pacjentów i tym samym w oparciu o nie, dostosowywać nasze usługi i treści jakie od nas otrzymujesz. Zapewniamy, że w trakcie profilowania nie sięgamy do Twojej dokumentacji medycznej oraz że nie przetwarzamy Twoich danych w sposób w pełni automatyczny, bez ingerencji człowieka. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której decyzja podejmowana w sposób automatyczny ma służyć wykonaniu wiążącej nas Umowy o udzielanie świadczeń zdrowotnych (np. zapewnienie Tobie odpowiedniej dostępności usług).
Zawsze jednak masz prawo nie podlegać takiej decyzji i domagać się ingerencji człowieka, co oczywiście zapewniamy. Wystarczy że skontaktujesz się z nami poprzez infolinię, stronę internetową czy odwiedzisz nas w naszej placówce.

Komu przekazywane są moje dane osobowe?

Jako podmiot leczniczy dbamy o poufność Twoich danych. Z uwagi na konieczność zapewnienia nam odpowiedniej organizacji np. w zakresie infrastruktury informatycznej czy bieżących sprawach dotyczących naszej działalności, jako przedsiębiorcy, jak również realizacji Twoich praw jako pacjenta, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
1. innym podmiotom leczniczym, współpracującym ze Sport Medica w celu zapewnienia ciągłości leczenia oraz dostępności opieki zdrowotnej w postaci naszych placówek własnych oraz placówek współpracujących ze Sport Medica na terenie Polski,
2. dostawcom usług zaopatrujących Sport Medica w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające udzielanie świadczeń zdrowotnych oraz zarządzanie naszą organizacją (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, dostawcom sprzętu diagnostycznego, firmom kurierskim i pocztowym),
3. dostawcom usług wspierających Sport Medica w obszarze marketingowym (agencje reklamowe, firmy realizujące wysyłkę sms oraz e-mail),
4. dostawcom usług płatniczych,
5. dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających Sport Medica w dochodzeniu należnych roszczeń (w szczególności kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym),
6. osobom upoważnionym przez Ciebie w ramach realizacji Twoich praw pacjenta.
Jako podmioty lecznicze dbamy o poufność Twoich danych. Z uwagi na konieczność zapewnienia nam odpowiedniej organizacji np. w zakresie infrastruktury informatycznej czy bieżących sprawach dotyczących naszej działalności, jako przedsiębiorcy, możemy przekazywać Twoje dane innym odbiorcom, jeżeli będzie to konieczne dla realizacji celów objętych powyższymi zgodami, w szczególności podmiotom świadczącym na rzecz Sport Medica usługi w zakresie wsparcia informatycznego, agencjom reklamowym, audytorom zewnętrznym

Czy moje dane są przekazywane poza Unię Europejską?

Z uwagi na to, że korzystamy z usług innych dostawców, np. w zakresie wsparcia teleinformatycznego Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza teren Unii Europejskiej. Zapewniamy, że w takim przypadku przekazywanie danych odbywać się będzie w oparciu o stosowną umowę pomiędzy Sport Medica a tym podmiotem, zawierającą standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską.

Przez jaki czas przetwarzane są moje dane osobowe?

Jeżeli jesteś naszym pacjentem i utworzyliśmy Twoją dokumentację medyczną, mamy obowiązek przechowywania jej co najmniej przez okres 20 lat od dnia dokonania w niej ostatniego wpisu. Z zastrzeżeniem tego terminu, jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń (np. w postępowaniach windykacyjnych) przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów kodeksu cywilnego. Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych przetwarzamy przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Jeżeli wyraziłeś nam zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych, przetwarzamy Twoje dane od chwili wyrażenia zgody do czasu jej cofnięcia. Po upływie wyżej wymienionych okresów Twoje dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

Czy podanie danych jest moim obowiązkiem?

Korzystanie z naszych usług jest w pełni dobrowolne, jednakże jako podmiot leczniczy jesteśmy zobowiązani do prowadzenia dokumentacji medycznej w sposób określony przepisami prawa, w tym do oznaczenia tożsamości pacjenta z wykorzystaniem jego danych osobowych. W takim przypadku niepodanie danych może skutkować odmową rezerwacji wizyty czy udzielenia świadczenia zdrowotnego. Również ze względów rachunkowych czy podatkowych posiadamy obowiązek prawny przetwarzania Twoich danych, brak ich podania może skutkować np. niemożnością wystawienia faktury czy imiennego rachunku na Twoją rzecz.
Jeżeli podajesz nam swój numer telefonu czy adres e-mail, odbywa się to na zasadzie dobrowolności – ich niepodanie nie będzie skutkowało odmową udzielenia świadczenia zdrowotnego, lecz nie otrzymasz od nas potwierdzenia wizyty czy nie będziesz miał możliwości odwołania jej poprzez np. SMS. Wyrażenie którejkolwiek ze zgód marketingowych również odbywa się na zasadzie dobrowolności. Oznacza to, że odmowa ich udzielenia nie uniemożliwia skorzystania z usług administratora oraz podmiotów należących do Sport Medica i jednocześnie masz prawo do odwołania wyrażonej nam zgody w dowolnej chwili. Wystarczy że skontaktujesz się z nami poprzez infolinię, stronę internetową czy odwiedzisz nas w naszej placówce.

Jakie mam prawa?

Jako administratorzy Twoich danych, zapewniamy Ci prawo dostępu do Twoich danych, możesz je również sprostować, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Możesz także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Sport Medica sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. Jeżeli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych uprawnień – skontaktuj się z nami poprzez infolinię, stronę internetową czy odwiedź nas w którejkolwiek z naszych placówek własnych.
Informujemy także, że przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.

Definicje i skróty

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
Ustawa o prawach pacjenta – ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
Rozporządzenie MZ – Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania;
PrTel – ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. ustawy Prawo telekomunikacyjne;
uśude – ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;